Excel, iş hayatında verimli bir şekilde kullanılan bir ofis programıdır. Bu programla birçok işlem yapabilirsiniz, ancak öncelikle yeni bir dosya oluşturma ve kaydetme işlemi hakkında bilgi sahibi olmanız gerekiyor. Öncelikle Excel üzerinde yeni bir dosya açmak isterseniz, “Dosya” sekmesine tıklayın ve ardından “Yeni” seçeneğini seçin. Karşınıza farklı dosya formatları çıkacak ve aralarından seçebilirsiniz. Dosyanızı oluşturduktan sonra “Dosya” sekmesinde “Kaydet” seçeneğine tıklayarak istediğiniz isim ve konumla kaydedebilirsiniz. Ayrıca dosya formatını seçerek dosyanızı farklı kaydedebilirsiniz.
Dosya Oluşturma
Excel dosyası oluşturmak oldukça kolay bir işlemdir. İşleme başlamadan önce, Excel uygulamasını açmanız gerekiyor. Ardından, “Dosya” menüsüne tıklamalı ve “Yeni” seçeneğini seçmelisiniz.
Bir sonraki adım, dosyanın biçimini belirlemektir. Excel, birçok farklı dosya türüne izin verir. Bu nedenle, istediğiniz dosya türünü seçebilirsiniz. Ardından, boş bir çalışma sayfasına yönlendirileceksiniz. Bu sayfada, veri ve bilgileri girerek çalışmalarınızı yapmaya başlayabilirsiniz.
Bir Excel dosyası oluştururken, birçok özelleştirme seçeneği sunulur. Örneğin, farklı renkler kullanarak verileri ayırt edebilir, başlıkları özelleştirebilir ve grafikler ekleyebilirsiniz. Yapmanız gereken tek şey, ihtiyacınız olan özellikleri belirlemek ve uygulamak.
İyi bir Excel dosyası oluşturmak için tasarım ve biçimlendirme konusunda da dikkatli olmalısınız. Verilerinizi düzenleyin ve okunaklı hale getirin. Bunun için, Excel’in sağladığı hizalama, yazı tipi, yazı boyutu ve renk gibi özellikleri kullanabilirsiniz.
Excel dosyası hazır olduğunda, dosyayı kaydedebilirsiniz. Bunun için, “Dosya” menüsünden “Kaydet” seçeneğini seçin. Dosyanın yerini, adını ve formatını seçin ve kaydedin. Artık Excel dosyanız hazır, düzenlemeye devam edebilirsiniz!
Dosya Kaydetme
Excel’de yeni bir dosya oluşturduktan sonra, dosyayı kaydetmek önemlidir. Dosya menüsünden “Kaydet” seçeneğine tıkladığınızda, size dosya adı, konumu ve formatı seçme imkanı verilir. Dosya adı ve konumu belirlendikten sonra, dosyanın hangi formatla kaydedileceği seçilir. Excel’de seçilebilecek formatlar arasında Excel Çalışma Kitabı (.xlsx), Excel Makro-Enabled Çalışma Kitabı (.xlsm), Excel 97-2003 Çalışma Kitabı (.xls) gibi seçenekler bulunur.
Kaydetme sıklığı seçenekleri de önemlidir. “Otomatik Kaydet” seçeneği belirli aralıklarla dosyayı kaydedecektir. Bu seçenek, dosyanın kaybedilmesini önlemek için özellikle uzun çalışmalar sırasında kullanışlıdır.
Dosya kaydetme sırasında seçilebilecek seçenekler arasında “Görünümünü Koru” seçeneği vardır. Bu seçenek, kaydedilen dosyanın son görünümünü hatırlamak için kullanılır. Örneğin, bir tablodaki sıralamanın veya filtrelemenin kaydedilmesini sağlar.
Dosya Adı ve Konumu
Dosya oluşturulduktan sonra, dosyanın kaydedileceği konum belirtilmelidir. Dosyaya vereceğiniz isim de kaydedileceği konum kadar önemlidir. Dosyaların isimleri, içeriklerini yansıtmalı ve anlamlı olmalıdır. Dosyayı kaydedeceğiniz konumu seçerken, kullanışlı olmasına ve dosyaya kolayca erişebilmenize olanak sağlamasına özen gösterin.
Dosyanın kaydedileceği konumu belirlerken, dosyanın yedeklerinin nereye kaydedileceği de önemlidir. Çok önemli veriler içeren dosyalar için, yedeklerin farklı bir bölümde ya da harici bir bellekte saklanması önerilir. Böylece, olası veri kaybı durumunda kayıp minimum seviyede tutulabilir.
Dosya Formatı
Dosya formatı Excel’de dosyanın kaydedileceği biçimdir. Excel, farklı dosya formatlarını destekler ve her formatın farklı özellikleri bulunur. Excel’de en yaygın kullanılan dosya formatları şunlardır:
- Excel çalışma kitabı (.xlsx): Bu, Excel’de en sık kullanılan dosya formatıdır. Bu format, Excel’de yapılan tüm değişiklikleri tutar ve verileri sıkıştırmak için ZIP teknolojisini kullanır.
- Excel 97-2003 çalışma kitabı (.xls): Bu format, daha eski sürümlerde kullanılan bir dosya formatıdır. Yeni sürümlerde (.xlsx) kullanımda olduğu için, artık eskisi kadar yaygın değildir. Bu format, verileri daha az sıkıştırır ve sınırlı bir sayıda satır ve sütun destekler.
- CSV (virgülle ayrılmış değerler): Bu format, Excel’de oluşturulan verileri saklamak için kullanılabilen bir metin dosyasıdır. Bu format, verileri sütunlar arasında virgüllerle ayırarak saklar.
Hangi dosya formatının tercih edileceği, verilerin ne amaçla kullanılacağına bağlıdır. Örneğin, veriler başka bir programda kullanılacaksa CSV formatı tercih edilebilir. Ancak, verilerin muhafaza edilmesi veya paylaşılması gerekiyorsa, Excel çalışma kitabı (.xlsx) veya Excel 97-2003 çalışma kitabı (.xls) tercih edilebilir. Dosya formatı seçimi, verilerin saklama, muhafaza veya paylaşım amaçlarına uygun olarak yapılmalıdır.
Kaydetme Sıklığı
Dosya kaydetme işlemi sırasında kaydetme sıklığı seçenekleri bulunmaktadır. Dosya kaydedilebilir süreler aralığında otomatik olarak kaydetme yapması için Ayarlar bölümünden seçenekler belirlenebilir. Örneğin, bir kullanıcı dosya kaydetme işlemini her 5 dakikada bir otomatik olarak yapacak şekilde ayarlayabilir. Böylece, belirtilen süre aralığında yapılan tüm değişiklikler kaydedilmiş olacaktır. Bu seçenek, arızalardan kaynaklanabilecek veri kaybını önlemek için önemlidir. Ayrıca, dosya kaydetme işlemi manuel olarak da yapılabilse de, zaman zaman unutulabilmektedir. Otomatik kaydetme seçeneği, dosyaya yapılan tüm değişikliklerin kaydedilmesini garanti altına alır.
Kaydetme Seçenekleri
dosyanın görünümünü koruma seçeneği bulunmaktadır. Bu seçenek sayesinde, dosya her kaydedildiğinde son görünümü korunur ve sonraki açılışta bu görünümle yeniden açılır. Ayrıca, dosyanın şifrelenerek kaydedilmesi de bir seçenektir. Bu, dosyanın sadece şifre bilen kişiler tarafından açılabilmesini sağlar ve dosyada yer alan hassas verilerin korunmasına yardımcı olabilir. Başka bir seçenek ise otomatik versiyonlama sistemidir. Bu, kaydedilen her yeni versiyonun önceki sürümlerinden farklı bir isimle kaydedilmesini ve böylece farklı versiyonların kaydedilmelerini sağlar.
Görünümünü Koru
‘Görünümünü Koru’ seçeneği, dosyanın son görünümünü kaydederek, bir sonraki açılışta aynı şekilde görünmesini sağlar. Örneğin, sayfa düzeni, zoom ayarı, pencere boyutu ve konumu, tüm sütun veya satırları otomatik boyutlandırma, bold, italic ve renk gibi biçimlendirme seçenekleri kaydedilir. Bunun yanı sıra, ‘Görünümünü Koru’ seçeneği, devre dışı bırakılmış ekran öğelerinin ayarlarını ve filtreleri de kaydeder. Kaydedilen bu ayarları istediğiniz zaman değiştirebilirsiniz. Bu seçenek, dosyalarınızı daha tutarlı hale getirir ve daha verimli bir çalışma ortamı yaratır.
Excel’de yeni bir dosya oluşturmak oldukça kolaydır. Excel’in açılış sayfasından Yeni Belge seçeneğine tıklanarak yeni bir dosya açılabilir. Ayrıca, dosya menüsünden de Dosya Yeni’ye tıklayarak yeni bir dosya oluşturulabilir.
Yeni dosyanın adı ve konumu belirlenebilir. Dosya adı yazılırken dikkat edilmesi gereken şey, dosya adının anlamlı ve açıklayıcı olmasıdır.
Bununla birlikte, Excel dosyası için hangi formatın seçileceği de önemlidir. Excel dosyaları genellikle .xlsx formatında kaydedilir. Yeni dosya oluşturulduktan sonra, dosya kaydedilerek bilgisayara kaydedilmiş olur.
Dosya Farklı Kaydetme
Excel’de oluşturduğunuz dosyayı farklı bir konuma veya farklı bir formatta kaydetmek isteyebilirsiniz. Dosya farklı kaydetme seçeneği, farklı konumlar ve formatlar arasında seçim yapabilmenizi sağlar.
Farklı bir konumda kaydetmek için menü çubuğunda “Farklı Kaydet” seçeneğine tıklayın ve yeni bir konum seçin. Farklı bir formatta kaydetmek için de aynı seçeneği kullanın ve açılır menüden istediğiniz dosya formatını seçin.
Excel, farklı formatlara kaydetme seçeneği sunar. Örneğin, dosyanızı PDF formatına dönüştürerek kaydetmek isteyebilirsiniz. Farklı formatlar arasında seçim yaparken, dosyanın orijinal formatından farklı olabileceğini unutmayın. Tablo verileri, grafikler ve diğer biçimlendirmeler değişebilir.
Özetle, dosya farklı kaydetme seçeneği, dosyalarınızı farklı konumlara veya formatlara kolaylıkla kaydetmenizi sağlar. Ancak, farklı formatlar arasında geçiş yaparken orijinal dosyadan farklılıklar olabilir, bu nedenle dönüşümden önce dikkatli olun.
Farklı Konuma Kaydetme
Excel dosyalarını farklı bir klasöre veya disk bölümüne kaydetmek oldukça kolaydır. Öncelikle dosya menüsünden “Farklı Kaydet” seçeneğine tıklayın. Açılan pencerede “Konum” butonuna tıkladığınızda, dosyanın kaydedileceği konumu belirleyebilirsiniz. Yeni bir klasör oluşturmak için “Yeni Klasör” butonuna tıklayabilirsiniz.
Ayrıca, eğer kullanmak istediğiniz disk bölümü farklı ise, “Ağ” seçeneğine tıklayarak ağ sürücülerine ulaşabilirsiniz. Bu sayede dosyayı farklı bir ağ sürücüsüne de kaydedebilirsiniz.
Dosyayı kaydettiğiniz konumu ayrıca “Son Kullanılanlar” bölümünde de görebilirsiniz. Böylece daha sonraki kullanımlarınızda dosya konumunu aramakla vakit kaybetmezsiniz.
Farklı Formatla Kaydetme
Excel’de oluşturulan bir dosyanın farklı bir dosya formatına dönüştürülerek kaydedilmesi oldukça kolaydır. Dosyayı farklı bir formatla kaydetmek için “Farklı Kaydet” seçeneği kullanılır. Bu seçenek dosyanın ana formatından farklı bir formatla kaydedilmesine imkan sağlar. Farklı bir dosya formatı seçtiğinizde, bazı dosya formatları belirli işlem seçenekleri sunarlar. Ayrıca, dosyayı dönüştürmeden önce, belirli bir formatın farklı işletim sistemlerinde açılıp açılamayacağı kontrol edilmelidir. Bu özellikle dosyayı başka bir kullanıcıya göndermeden önce yapılması gereken bir kontroldür.
Bu nedenle farklı bir dosya formatı seçerken, dosyanın içeriği ve amacına uygun bir format seçmek önemlidir. Excel’de sıklıkla kullanılan farklı format seçenekleri arasında CSV, PDF, XML, TXT ve XLSX bulunur. Dosya formatını değiştirirken, ayrıca dosyanın içeriğinde bazı değişikliklerin meydana gelebileceğini unutmamalısınız.
Dosya Kapatma
Excel’de açık olan bir dosyayı kapatmak için öncelikle dosya menüsünden “Kapat” seçeneği seçilmelidir. Eğer dosyada değişiklik yapıldıysa, Excel dosyayı kapatacağını belirtir ve “Değişiklikleri Kaydet” seçeneği sunar. Bu seçenek seçildiğinde, dosyanın son hali kaydedilir ve Excel otomatik olarak kapatılır.
Eğer değişiklikler kaydedilmeden dosya kapatılmak isteniyorsa, yine dosya menüsünden “Kapat” seçeneği seçilir. Bu sefer Excel, değişiklikleri kaydetmek isteyip istemediğinizi sorar. “Kaydetmeden Kapat” seçeneği seçildiğinde, dosya kaydedilmeden kapatılır ve yapılan değişiklikler kaydedilmez.
Bazı durumlarda dosyanın otomatik olarak kaydedilmesi gerekebilir. Bu durumda “Dosya” menüsünden “Seçenekler” seçeneği seçilir ve “Kaydetme” sekmesinde yapılandırmalar yapılır. Buradan dosyanın kaç dakikada bir kaydedileceği belirlenir ve “Tamam” seçeneği seçilir. Böylece dosya belirlenen sıklıkla kaydedilerek değişiklikler güvence altına alınır.
Değişiklikleri Kaydetme
Dosyada yapılan değişiklikler kaydedilip kaydedilmeyeceği, işlem sırasında kullanıcının tercihine bağlıdır. Kaydetmek için “Dosya” sekmesindeki “Kaydet” düğmesine tıklayabilirsiniz. Değişiklikler kaydedildikten sonra, dosya son kaydedilen haline geri döner. Kaydedilmemiş değişiklikleri kaydetmek için “Dosya” sekmesindeki “Kaydet” veya “Farklı Kaydet” seçeneklerinden birini seçebilirsiniz. Ayrıca, kapanış sırasında otomatik olarak kaydetmek için “Dosya” sekmesindeki “Ayarlar” düğmesi altındaki “Kaydetme” seçeneklerini etkinleştirebilirsiniz. Bu seçenekler, otomatik kaydetme sıklığını ve kaydedilecek dosya formatını belirlemenizi sağlar.
Kaydetmeden Kapatma
Eğer Excel’de dosyada yapılan değişiklikleri kaydetmek istemiyorsanız, dosyayı kaydetmeden kapatma seçeneğini kullanabilirsiniz. Bunun için, Mavi Office Düğmesi’ne tıklayın ve Kapat seçeneğini seçin. Alternatif olarak, CTRL + F4 tuşlarına basarak dosyayı kapatabilirsiniz.
Excel size, kaydetmeden kapatırken değişikliklerin kaydedilmediğine dair bir uyarı verecektir. Dosyayı kaydetmek istemezseniz, No (Hayır) seçeneğini seçin. Kaydetmek isterseniz, Yes (Evet) seçeneğini seçin ve ardından dosya adını ve konumunu belirleyin. Ayrıca, Cancel (İptal) seçeneği ile dosyayı kaydetmeden kapatmayı iptal edebilirsiniz.
